Pentingnya Manajemen Logistik/ Inventaris Perguruan Tinggi

Mengutip salah satu karya ilmiah Rima Astari berjudul Manajemen Pengelolaan Inventarisasi Guna Menunjang Aktivitas Perbekalan di Program Pascasarjana Universitas Negeri Semarang, manajemen logistik sangat diperlukan untuk menunjang optimalisasi pengelolaan barang yang dimiliki perguruan tinggi.

Manajemen logistik merupakan aktivitas perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan terhadap kegiatan pengadaan, pencatatan (inventarisasi), pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, dan penghapusan logistik. Manajemen logistik selain menunjang optimalisasi pengelolaan barang, juga meminimalisir penyelewengan maupun hilangnya barang.

Dalam aktivitas manajemen logistik, salah satu hal krusial yang diperlukan adalah inventarisasi. Inventarisasi dapat dipahami sebagai kegiatan pencatatan lengkap barang inventaris. Dengan pencatatan inventaris yang baik, maka perencanaan, pengelolaan, pemeliharaan, hingga penghapusan dapat dilakukan dengan mudah dan baik.

Ketika melakukan inventarisasi, dibutuhkan pengklasifikasian atau pengelompokan jenis barang beserta kodenya. Ada kode yang menunjuk pada kelompok barang dan adapula kode yang menunjuk pada barang secara spesifik. Setelah pengelompokan dan kode barang, diperlukan pembuatan kartu barang untuk mencatat barang habis pakai maupun barang tetap.

Kartu Barang harus merekam keluar masuknya barang tersebut sehingga dapat diawasi secara berkala keberadaan dan kebutuhan akan barang tersebut. Selain kartu barang (KB) hendaknya terdapat daftar inventaris barang habis pakai dan barang tetap yang berisi detail barang tersebut. Bagi barang tetap, informasi harga jual, jangka waktu pemakaian, dan penurunan harga barang tersebut juga dapat ditampilkan mengingat barang tetap dapat memiliki penurunan kualitas dan harga sehingga pada suatu waktu akan dibutuhkan proses penghapusan barang.

Mengelola dan melaksanakan manajemen inventaris memang bukanlah hal yang sederhana. Namun kegiatan ini jika berjalan baik tentu membawa dampak baik pula bagi institusi terutama perguruan tinggi, yang mana keberadaan sarana prasarana merupakan salah satu kebutuhan primer dalam proses belajar-mengajar.